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Coronavirus: las mejores herramientas para teletrabajar

Teletrabajo ante el coronavirus
Teletrabajo ante el coronavirus

El aumento de afectados por la epidemia de coronavirus impone a muchos el trabajo desde casa. Multitud de empleados carecen de experiencia y desconocen las herramientas para teletrabajar disponibles para cubrir con éxito una jornada laboral a distancia. Igualmente, existen numerosas pequeñas y medianas empresas que necesitan un repaso a los puntos más relevantes y a las herramientas más funcionales para hacer frente a la que se nos viene encima.

 

Herramientas para teletrabajar: comunicación entre equipos 

Muchos puestos de trabajo en la oficina quedarán huérfanos por un tiempo y la comunicación con los compañeros, clientes o usuarios será el primer elemento que proteger. El mercado está lleno de herramientas que facilitan un contacto con los demás casi presencial. La herramienta más conocida para realizar reuniones y entrevistas de trabajo a distancia es Skype, aunque otras alternativas empiezan a ganar terreno.

Dentro de G Suite existen algunas de las herramientas para teletrabajar muy útiles. Por un lado cuenta con Hangouts Chat, un servicio de mensajería segura para equipos, y por otro lado está Hangouts Meet, para realizar llamadas de voz y videoconferencias con un gran número de participantes. Además, ofrece asistencia técnica por teléfono o Internet, en caso de incidencias. Según el tamaño del tamaño del proyecto o del negocio en concreto, existen distintas opciones de contratación en G Suite.

Otra herramienta muy extendidas en esta área es Slack. Su plataforma permite generar chats de grupos, hacer conferencias con vídeo, e intercambiar toda clase de archivos o documentos. Su utilidad principal es el intercambio rápido información destinada a gran número de gente. Puede integrarse asimismo con Skype, HubSpot, Twitter, Google Drive o Dropbox. Slack ofrece una protección especial de la privacidad y la seguridad de los datos.

Por su parte, Telegram permite el envío de archivos con un peso mucho mayor que el de WhatsApp: hasta 1,5 gigas. Una ventaja fundamental a la hora de trabajar en equipo, que cobra a un más relevancia con la posibilidad de acceder a los archivos desde cualquier dispositivo, incluyendo ordenadores y tabletas, incluso sin que el teléfono esté conectado.

 

Aplicaciones para la gestión del teletrabajo

De nada sirve la comunicación si trabajo realizado carece de la coordinación y organización necesarias para que un proyecto, y sus participantes, vayan en la dirección correcta y se cumplan los plazos. Existen herramientas para gestionar el flujo de trabajo, definir objetivos, y registrar en tiempo real su ejecución.

Las Google Apps ofrecen una suit de aplicaciones de gestión muy potentes alojadas en la nube. Su manejo es sencillo e intuitivo. Las aplicaciones se comunican entre ellas automáticamente y permiten gestionar de forma eficaz y rápida el día a día laboral. Otra opción para gestionar proyectos a distancia es Asana, que permite almacenar y compartir información, generar nuevas tareas y seguir su progreso, así como enviar y recibir comentarios.

Trello es una de las alternativas de gestión preferidas. Un software y una aplicación para móvil que permiten la organización y registro de actividades a través de tarjetas virtuales. La plataforma facilita la creación de listas de tareas, adjuntar archivos, etiquetar eventos, añadir comentarios y compartir tableros. En su tablón virtual pueden incluirse ideas, tareas, imágenes o enlaces. Recomendado para cualquier tarea que requiera organizar información. Una herramienta versátil y muy fácil de usar, que funciona bajo un modelo freemium.

Para controlar los horarios de trabajo contamos con herramientas como Toggl o Cucorent, que permiten registrar las horas de trabajo, estudiar y analizar su efectividad, además de reorganizarlas en caso de que alguien se vea desbordado.

 

Lo + básico: últimos consejos para teletrabajar frente al coronavirus

Hay esenciales que no podemos olvidar. El principal elemento es contar con una conexión a Internet estable. Si la conexión es demasiado lenta, habrá que desconectar de la red aquellos dispositivos cuyo uso no sea indispensable. Asimismo, para lograr una mayor fluidez en nuestra conexión, resultará muy útil emplear un cable ethernet para conectar el ordenador al módem-router.

Aparte de la conexión a Internet, existen pequeños trucos con los que mejoraremos el rendimiento de nuestro ordenador, así como nuestra teleworking experience. Por ejemplo, no debemos acumular demasiados iconos ni archivos en nuestro escritorio para acelerar así la velocidad de trabajo de nuestro equipo.

Además, siempre que sea posible, conviene usar un monitor y no limitarnos a la pequeña pantalla de un portátil. Una comodidad que agilizará nuestras labores y mejorará la postura de nuestra espalda. El uso de ratón y teclado independientes también es muy recomendable.

Hasta aquí un conjunto de herramientas para teletrabajar esenciales para el día a día desde la trinchera del teletrabajo durante la crisis sanitaria del coronavirus. Dependiendo de la profesión, podemos estar ya empleando programas y aplicaciones que incluyan funciones de trabajo en línea. Por ejemplo, Adobe Premiere permite la edición de vídeo en grupo. Una opción existente en otros muchos programas. Por lo tanto, antes de buscar alternativas, investiga si tus herramientas diarias de trabajo permiten ya opciones para trabajar desde casa.

 

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Álvaro Díaz Jiménez

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